Die Nebenkostenabrechnung – das sollten Vermieter wissen

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Sie ist eines der zentralen Themen im Mietverhältnis: die Nebenkostenabrechnung. Vermieter müssen Fristen und bestimmte Formalia bei der Nebenkostenabrechnung einhalten, um im schlimmsten Fall nicht selbst auf den Betriebskosten sitzen zu bleiben. Doch welche Nebenkosten lassen sich auf die Mieter umlegen und welche Fristen gilt es zu beachten? Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellen und häufige Fehler vermeiden.

Nebenkosten vs. Betriebskosten: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten werden im alltäglichen Sprachgebrauch häufig synonym verwendet. Dabei gibt es einen entscheidenden Unterschied: Nebenkosten sind alle Ausgaben, die dem Eigentümer bzw. Vermieter durch die Bewirtschaftung der Immobilie entstehen. Betriebskosten sind dagegen ein Teil der Nebenkosten und zwar der Teil, der laufend entsteht und auf die Mieter umgelegt werden kann. So können zum Beispiel jährliche Wartungen als regelmäßige Ausgaben auf die Mieter umgelegt werden. Einmalige Reparaturen sind dagegen Nebenkosten, die nicht umgelegt werden können und daher auch nicht in die Nebenkostenabrechnung des Vermieters gehören.

Nebenkostenabrechnung oder Pauschale: Der Mietvertrag entscheidet

Damit der Vermieter die Nebenkosten auf die Mieter umlegen kann, muss dies im Mietvertrag vereinbart werden. In § 556 des Bürgerlichen Gesetzbuchs ist geregelt, dass die Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden können. Allerdings muss nur bei der Variante mit der Vorauszahlung der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen.

Eine weitere Möglichkeit für Vermieter, Nebenkosten umzulegen, ist die Vereinbarung einer Bruttokaltmiete, auch Inklusivmiete genannt. In der Bruttokaltmiete sind neben der Grundmietkosten die kalten Betriebskosten bereits enthalten. Das heißt: Abgesehen von Heizung und Warmwasser werden die Betriebskosten bei einer Bruttokaltmiete nicht separat abgerechnet. Deswegen muss der Vermieter in dem Fall auch keine Betriebskostenabrechnung erstellen.

Ist die Nebenkostenabrechnung Pflicht für Vermieter?

Der Vermieter ist dazu verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, wenn im Mietvertrag vereinbart wurde, dass der Mieter Vorauszahlungen für die Betriebskosten leisten muss.  

Der Vermieter muss dagegen keine Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn

Welche Nebenkostenabrechnungsfrist gilt für Vermieter?

Jedes Jahr muss die Nebenkostenabrechnung vom Vermieter innerhalb einer Frist von 12 Monaten erstellt werden. Die Abrechnung muss dem Mieter also spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums schriftlich vorliegen. Soll zum Beispiel das Jahr 2021 abgerechnet werden, hat der Vermieter bis zum 31.12.2022 Zeit, den Mietern die Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Versäumt der Vermieter diese Frist der Nebenkostenabrechnung, kann er keine Nachforderungen mehr geltend machen.

Was sind umlagefähige Nebenkosten?

In § 2 der Betriebskostenverordnung ist klar geregelt, welche Nebenkosten umlagefähig sind und daher auch bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung vom Vermieter zu berücksichtigen sind. Folgendes gehört in die Nebenkostenabrechnung:

  1. Grundsteuer
  2. Kosten der Wasserversorgung
  3. Kosten der Entwässerung
  4. Heizkosten
  5. Warmwasserkosten
  6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
  7. Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs
  8. Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung
  9. Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  10. Kosten der Gartenpflege Kosten der Gartenpflege
  11. Kosten der Beleuchtung
  12. Kosten der Schornsteinreinigung
  13. Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung
  14. Kosten für den Hauswart
  15. Kosten des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitbandverteiler
  16. Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege
  17. Sonstige Nebenkosten

Tipp: Als Vermieter müssen Sie nicht alle Nebenkosten im Mietvertrag einzeln auflisten, sondern können einfach die Formulierung „sämtliche Betriebskosten“ nutzen. Dies ist von Vorteil, denn wenn bei der Aufzählung der einzelnen Nebenkosten eine im Mietvertrag vergessen wurde, kann diese im Nachhinein bei der Betriebskostenabrechnung nicht mehr geltend gemacht werden.

Kein Teil der Nebenkostenabrechnung: Vermieter dürfen nicht alles umlegen

Zu den Pflichten des Vermieters zählt es, die Immobilie instandzuhalten bzw. sie instandzusetzen. Das heißt, dass Mängel, die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehen, ordnungsgemäß beseitigt werden müssen. Allerdings sind die Instandsetzungs- sowie Instandhaltungskosten keine umlagefähigen Nebenkosten und gehören daher auch nicht in die Nebenkostenabrechnung.

Vermieter dürfen ebenso wenig die Verwaltungskosten auf die Mieter umlegen. Das heißt, dass der Vermieter weder die Kosten für Verwaltungskräfte oder selbst geleistete Verwaltungsarbeit, noch die Kosten für die Geschäftsführung oder die Steuerberatung in der Betriebskostenabrechnung auflisten darf. Dies ist in § 1 der Betriebskostenverordnung geregelt.

So erstellen Sie eine formal und inhaltlich korrekte Nebenkostenabrechnung

  1. Lassen sie die Nebenkostenabrechnung ihren Mietern schriftlich und innerhalb der gesetzlichen Frist zukommen. Die Abrechnung muss für den Mieter sowohl rechnerisch überprüfbar als auch logisch nachvollziehbar sein.
  2. Nennen Sie die Namen des Vermieters und des Mieters sowie die Adresse der Mietimmobilie, auf die sich die Nebenkostenabrechnung bezieht, und gegebenenfalls auch die Lage und Etage der Wohnung (zum Beispiel „2. Etage links“).
  3. Nennen sie den exakten Abrechnungszeitraum. Er beträgt immer 12 Monate, wobei meistens der 01. Januar bis 31. Dezember abgerechnet wird.
  4. Listen Sie die einzelnen Kostenpositionen getrennt nach den Betriebskostenarten auf.
  5. Geben sie die „sonstigen Betriebskosten“ an, wie sie im Mietvertrag aufgeführt sind. Zu nennen wären hier zum Beispiel die Wartung von Rauchmeldern, Reinigung von Dachrinnen oder eine Trinkwasseranalyse.
  6. Nennen Sie die entstandenen Gesamtkosten der Immobilie.
  7. Geben Sie an, welcher Verteilerschlüssel bei der Nebenkostenabrechnung angewendet wurde. Möglich ist zum Beispiel ein Verteilerschlüssel nach Wohneinheiten, nach anteiliger Wohnfläche, nach Personenzahl oder nach Verbrauch.
  8. Ermitteln Sie entsprechend der geleisteten Vorauszahlungen des Mieters sein Guthaben oder die Nachforderungssumme, die er innerhalb von 30 Tagen zahlen muss.

Widerspruch gegen Nebenkostenabrechnung: Frist für Mieter

Mietern wird empfohlen, die Nebenkostenabrechnung vom Vermieter gründlich zu prüfen. Hat ein Mieter Einwände gegen die Abrechnung, muss er diese dem Vermieter innerhalb einer Frist von zwölf Monaten mitteilen. Doch ob der Mieter nun gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch erheben will oder nicht – in jedem Fall hat er nur 30 Tage Zeit, um die geforderten Nachzahlungen zu leisten. Um nicht in Zahlungsverzug zu geraten, sollte der Mieter daher unter Vorbehalt zahlen, auch wenn er Fehler bei der Nebenkostenabrechnung vermutet und diese noch prüfen will.

Fazit

Auch wenn es einmal im Jahr viel Arbeit bedeutet: Dass Sie als Vermieter Nebenkostenabrechnungen erstellen, ist notwendig, wenn ihre Mieter Betriebskostenvorauszahlungen leisten. Die Abrechnung ist innerhalb einer 12-monatlichen Frist zu erstellen und muss mindestens enthalten:

Wichtig ist, sich nicht auf beliebige Mustervorlagen zu verlassen, sondern die individuellen Gegebenheiten Ihrer Immobilie und Mietverhältnisse bereits im Mietvertrag korrekt zu erfassen und dementsprechend die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Lassen Sie sich im Zweifelsfall daher juristisch beraten.

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