Notarielle Beurkundung

18. März 2022
Circa 7 Minuten Lesezeit

Eine notarielle Beurkundung ist die Bestätigung eines Rechtsgeschäfts in einer unterschriebenen Urkunde. In den meisten Fällen ist der Inhalt dieser Urkunde ein Vertrag oder ein vertragsähnlicher Gegenstand wie ein öffentliches Testament. Die notarielle Beurkundung (oder die Beurkundung ganz allgemein) stellt im deutschen Rechtssystem die strengste mögliche Formerfordernis dar.

Da jegliche Form der Beurkundung mit teils erheblichem Kosten sowie Zeit- und Arbeitsaufwand einhergeht, sind diese nur für genau definierte Vorgänge und Rechtsgeschäfte vorgeschrieben. Diese unterschieden sich von nicht beurkundungspflichtigen Rechtsgeschäften entweder durch ihre Komplexität oder deren besonders weitreichenden finanziellen wie rechtlichen Konsequenzen, die für den Laien nicht immer bis in das letzte Detail ersichtlich sind. Notarielle Beurkundungen werden dabei wie der Name schon sagt im Regelfall von einem Notar durchgeführt. Dieser ist im Gegensatz zu einem Rechtsanwalt zu Unabhängigkeit und Unparteilichkeit verpflichtet und fungiert als beratender Vermittler und unparteiischer Zeuge zwischen und für die miteinander in ein Rechtsgeschäft eintretenden Parteien. In Ausnahmefällen können aber auch Gerichte oder hierfür ermächtigte und bestellte Beamte in einer Behörde Beurkundungen vornehmen. Beurkundete Rechtsgeschäfte (im Allgemeinen durch eine notarielle Beurkundung), die einer notariellen Beurkundung bedürfen, sind in der Regel erst dann rechtskräftig, wenn diese mit Unterschrift des Notars und aller beteiligten Parteien besiegelt sind.

Zu diesen Rechtsgeschäften gehören neben der Aufnahme eines öffentlichen Testaments und anderen erbrechtlichen Vorgängen, der Gründung von Gesellschaften (GmbH, AG, etc.) und familienrechtlichen Verträgen wie dem Ehevertrag, Unterhaltsverpflichtungen etc. insbesondere auch der Immobilienkauf bzw. -verkauf (für eine umfangreiche Liste siehe unten: Rechtsgeschäfte mit der Formvorgabe einer notariellem Beurkundung). Fehlt die erforderliche notarielle Beurkundung bei solchen Rechtsgeschäften, so sind die abgeschlossenen Verträge wegen Formmangels nichtig und haben keine Gültigkeit. Für einige wenige Ausnahmen gibt es von gesetzlicher Seite her die Möglichkeit, nicht beurkundeten Geschäften sozusagen im Nachhinein Geltung zu verschaffen.

Eine notarielle Beurkundung verfolgt neben der reinen Formvorgabe verschiedene Ziele und übernimmt hauptsächlich fünf für beide Parteien wichtige Funktionen:

Gültigkeitsfunktion: das Rechtsgeschäft wäre ohne notarielle Beglaubigung nichtig.
Warnfunktion: in Form des Hinweises auf mögliche Risiken und Implikationen.
Beweisfunktion: Klarstellung des Geschäftes und seines Zustandekommens.
Beratungsfunktion: im Ablauf der Beurkundung soll den Beteiligten Parteien die Möglichkeit eine sachkundige Beratung und Belehrung gegeben werden.
Kontrollfunktion: in Fällen wie z.B. einem Immobilienverkauf oder einer Erbschaft lösen diese beurkundungspflichtigen Rechtsgeschäfte nicht selten eine Steuerpflicht des oder der Beteiligten aus. Diese Urkunden müssen vom Notar innerhalb eines vorgegebenen Zeitraumes (beim Grundstücksverkauf sogar unmittelbar nach Beurkundung) den zuständigen Stellen bzw. Finanzämtern übersandt werden.

Die notarielle Beurkundung kann, muss aber nicht alle oben angesprochenen Funktionen erfüllen. Gerade die Warn- und Kontrollfunktion ist bei einigen der Formerfordernis einer Beurkundung unterliegenden Rechtsgeschäften nicht notwendig. Der Ablauf einer notariellen Beurkundung ist hingegen im Allgemeinen immer derselbe und besteht aus sechs Schritten, an deren Ende die beglaubigte Urkunde mit den Unterschriften der beteiligten Parteien sowie des unparteiischen Notars rechtsgültig steht. Die Schritte zum Vollziehen einer notariellen Beurkundung sind:

Die Prüfung und Feststellung der Identität und Geschäftsfähigkeit der Parteien (Personalausweis oder Pass, in seltenen Fällen auch Geburtsurkunde)
Die Aufklärung der beteiligten Parteien über Rechte und Pflichten (Beratungsfunktion)
Die Aufnahme der Erklärung in die Urkunde
Das Vorlesen der Urkunde
Die Genehmigung der Urkundeninhalte (wie vorgelesen) durch die Parteien
Unterschrift der Urkunde durch die beteiligten Parteien und den Notar

Erst mit den Unterschriften wird das Rechtsgeschäft endgültig abgeschlossen. Das Original der Urkunde verbleibt beim Notar und wird in dessen so genannte Urkundenrolle aufgenommen. Die beteiligten Vertragspartner bzw. Parteien erhalten vollstreckbare Ausfertigungen oder beglaubigte Abschriften der Urkunde für ihre Unterlagen und eventuell sich aus diesem Geschäft erfolgenden Notwendigkeiten wie z.B. das Versteuern evtl. erzielter Einkünfte.

Die notarielle Beurkundung ist mit teils nicht geringen Kosten verbunden, die sich nach der öffentlichen Gebührenordnung für Notare sowie nach dem in der Urkunde verhandelten Wert richtet. Zusätzlich zu den Kosten der Beurkundung entstehen oft weitere Kosten durch das Aufsetzen des Vertrages durch den Notar, im Vorfeld ergangene oder begleitende weiterführende Beratungen, sich aus der Urkunde ergebenden weiteren Schritten, die durch den Notar vorgenommen werden (z.B. die Eintragung in das Grundbuch) sowie die Abwicklung über ein Anderkonto (wird treuhänderisch vom Notar geführt).

Die notarielle Beurkundung der Aufnahme einer Grundschuld oder Hypothek ist nur dann notwendig, wenn der oder die Grundpfandrechtsgläubiger (im Allgemeinen ein Kreditinstitut) die sofortige Unterwerfung des Gläubigers unter die Zwangsvollstreckung verlangen. Diese ergibt sich aber natürlich nur dann, wenn die Konditionen der Rückzahlung nicht eingehalten werden und stellt eine einseitige prozessuale Willenserklärung dar. Eine solche sofortige Unterwerfung kann, muss aber nicht gefordert werden und ist vom jeweiligen Einzelfall abhängig.

Definition der notariellen Beurkundung

Die notarielle Beurkundung oder eine Beurkundung als solche ist als die strengste Formvorgabe im Rechtsverkehr die Ausnahme und nur bei bestimmten Rechtsgeschäften erforderlich, dann aber zwingend notwendig. Wie eingangs angesprochen erfüllt die notarielle Beurkundung gleich eine ganze Reihe von Funktionen, von denen der durch den unparteiischen Notar gewährleistete Schutz bei weitreichenden rechtlichen Entscheidungen oft eine der Wichtigsten ist. In Hinsicht auf den Kaufvertrag bilden Immobilien die Ausnahme von der Regel in der Form, dass sie einer notariellen Beurkundung bedürfen. Die Möglichkeit der Einrichtung eines durch den Notar treuhänderisch geführten Anderkonto bietet zudem eine zusätzliche Sicherheit, dass die in der Urkunde festgehaltenen Beträge auch vollumfänglich bezahlt werden. Eine Sicherheit, die den Verkäufer zwar eine gewisse Summe kostet, bei einem so weitreichenden Geschäft wie einem Immobilienverkauf aber höchst ratsam scheint. Die Kosten für eine Beurkundung und alle damit zusammenhängenden Vorgängen variieren je nach Komplexität, Beratungsbedarf und Umständen. Sie richten sich aber immer nach der öffentlich festgesetzten Vergütungsordnung für Notare und dem verhandelten Wert.

Wortbedeutung, Herkunft und Rechtschreibung

Beurkundung (notarielle), die (fem.)

Wortart: Substantiv
Gebrauch: Rechtssprache
Rechtschreibung: not|ta|ri|elle Be|ur|kun|dung
Wortbedeutung: die notarielle Beurkundung ist eine durch einen Notar als rechtskräftig beurkundete und von den beteiligten Parteien sowie dem unparteiischen Notar unterschriebene Vertragswerk. Dieses kann mit nur einer Partei (z.B. öffentliches Testament) oder mehreren Parteien (Immobilien-Kaufvertrag, Gesellschaftsgründung etc.) zusammen mit dem Notar durchgeführt werden. Die notarielle Beurkundung soll neben einer Beratungs- und Schutzfunktion auch weitere Funktionen wahrnehmen, von denen eine die Sicherstellung der korrekten Identitäten der beteiligten Parteien ist.
Wortherkunft: Der Begriff der notariellen Beurkundung beruht auf seinen zwei Teilen, der Benennung des Beurkundenden, also des Notars, als unparteiische und unabhängige Partei, die als Mittler und Berater auftritt, sowie dem Begriff der Urkunde, von dem sich Beurkundung als Substantiv für den Vorgang des Erstellens einer Urkunde ableitet. Beide Begriffe, Notar (von lat. notarius: Geschwindschreiber) und Urkunde (althochdeutsch uchundi, Erkenntnis, mittelhochdeutsch urkunde, Zeugnis, Beweis) sind spätestens seit der frühen Neuzeit Bestandteil der Rechtssprache, gehen aber historisch noch weiter zurück. Der Notar fußt auf dem frühbyzantinischen Kanzleibeamten oder Staatsschreiber, die Urkunde als Dokument kann sogar bis in früheste historische Zeit zurückverfolgt werden. Erste mesopotamische Urkunden können so sogar bis in das 3. Jahrtausend v. Christi zurückverfolgt werden.

Rechtsgeschäfte mit der Formvorgabe einer notariellen Beurkundung

Wie schon angesprochen stellt die Pflicht zu einer notariellen Beurkundung die strengste Formvorgabe dar, die das Gesetz für die Abwicklung von Rechtsgeschäften kennt und stellt somit im Rechtsverkehr die Ausnahme dar. Bei Kaufverträgen kommt diese zwingend nur bei Immobilien-Kaufverträgen zum Tragen.

Hier eine Aufzählung von Rechtsgeschäften, die der Form nach einer notariellen Beurkundung benötigen:

der Grundstückskaufvertrag (nach BGB §311b Absatz 1)
die Verpflichtung zur vollständigen Vermögensübertragung (nach BGB §311b Absatz 3)
das Schenkungsversprechen (nach BGB §518 Absatz 1)
der Vertrag über die Ausgleichsforderung aus Zugewinnausgleich in einer Zugewinngemeinschaft (die Zugewinngemeinschaft entsteht durch das Eingehen der Ehe, das Abschließen eines Vertrages ist optional, siehe hierzu BGB §1378 Absatz 3)
der Ehevertrag (nach BGB §1410)
die Sorgeerklärung (nach BGB §1626)
die Verfügung über einen Erbteil (nach BGB §2033)
das öffentliche Testament (nach BGB §2232)
der Erbvertrag (nach BGB §2276)
der Erbverzichtsvertrag (nach BGB §2348)
der Erbschaftskauf (nach BGB §2371)
sowie die Abtretung oder Verpfändung von Gesellschaftsanteilen an einer GmbH und die dieser zugrundeliegenden schuldrechtlichen Verpflichtung (§15 Absatz 3 GmbHG (GmbH Gesetz), regelt die Abtretung)

Die Einbeziehung eines Notars und einer notariellen Beurkundung zu Sicherungszwecken wird mitunter auch bei einer Gesellschaftsgründung notwendig, bzw. ist bei einer solchen als sinnvoll zu erachten.

Rechte und Pflichten

Die notarielle Beurkundung erzeugt zuerst einmal nur eine Urkunde über ein Rechtsgeschäft. Aus diesem können sich je nach Formulierung der Urkunde oder des beurkundeten Vertrages für die beteiligten Parteien verschiedenste Rechte und Pflichten ergeben, Diese sind aber von der jeweiligen Urkunde abhängig und können nicht grob verallgemeinert werden.

Bei dem speziellen Fall eines Grundstücksverkaufes besteht in jedem Fall die Pflicht zur Änderung des Grundbucheintrages, damit die betreffende Immobilie auch tatsächlich den Besitzer wechselt. Diese wird im Regelfall durch den Notar erst nach vollumfänglicher Zahlung durch den Käufer durchgeführt, weshalb das oben schon angesprochene, durch den Notar geführte Anderkonto auch so eine sinnvolle Sicherung darstellt.